¿Habéis descubierto ya La GuÃa? Es como si estuviese hecha para nosotr@s. Me refiero a que puedes encontrar cualquier cosa que se te pase por la cabeza, desde el restaurante X en la zona C hasta la droguerÃa más cercana a la oficina donde tienes que comprar –urgente- un quitamanchas infalible porque el tóner de la impresora se te ha rebelado. Material para oficinas, mobiliario, pizzas a domicilio, hoteles, taxis… Un buscador para todo y en cualquier ciudad de España. RegÃstrate gratis en Secretaria Plus y disfruta de esta herramienta tan completa, útil y muy directa.
Archive for Febrero, 2009
La guÃa
Jueves, Febrero 26th, 2009Un poco de por favor
Miércoles, Febrero 25th, 2009
¿Y qué se supone que debes hacer cuando el listo de turno se acerca a tu mesa y te pide que le hagas fotocopias? Me refiero a que tienes asignado un jefe y unas funciones, pero siempre está el tÃpico listo que parece muy amable, que no llega a ser jefe, pero a quien le encanta pensar que tiene un subordinado.
Tienes dos opciones: hacer lo que te dicen o, amablemente, explicar que esa no es tu labor. Pero, ¿quién es capaz de decir esto amablemente, sin despertar hostilidades, sobretodo de alguien que seguramente tiene algún tipo de complejo escondido…? Tomar aliento, fiu, fiu, contar hasta diez… ya están hechas. Las copias.
Lo malo de la opción 1 es que el listo probablemente repita. Entonces, en algún momento de esta serie de peticiones, optarás finalmente por plantarle cara y decir: hazlo tú mismo. O tal vez ¿no sabes utilizar la fotocopiadora? O si nos ponemos amables: acompáñame, te voy a enseñar cómo se hace, porque yo estoy hasta arriba de trabajo…
Por fórmulas no será, pero, ¿y lo que molesta que alguien no sea capaz de entender que el término chic@ para todo ya se extinguió?
La importancia del de enfrente
Martes, Febrero 24th, 2009
Hay secretari@s que trabajan en equipo, l@s hay que trabajan en la más absoluta soledad, y otr@s que aun trabajando sol@s, se rodean de gente. Yo soy una de ellas. Trabajar con otros profesionales alrededor, especialmente si sus funciones son diferentes a las tuyas es importante, y añadirÃa que muy enriquecedor.
Mientras desarrollas actitudes de empatÃa con unos, los hay que no se dejan seducir por la amabilidad y siguen tan arrogantes o tan cerrados como el primer dÃa que llegaste, pero gracias al otro bando, el de la gente buena, profesional y maravillosa, es fácil superar ese pequeño trauma que es tener que soportarles. La sonrisa diaria es necesaria, y las risas con complicidad imprescindibles.
Imagino que los hay que desgraciadamente tienen un jefe desagradable, caprichoso, desagradecido, pero como ya vimos en el Premio al Directivo Plus del Año, esos perfiles ya no se llevan, y la antipatÃa suele estar repudiada y castigada por la mayorÃa de los mortales.
Un@ tiene que tratar de labrarse un hueco, un lugar neutro en el que lo malo te resbale y el feed-back con lo bueno sea la tónica general. Los polos se neutralizan, y la estabilidad emocional y la armonÃa con los demás es tan importante como el sueldo o las funciones.
Sigue buscando
Lunes, Febrero 23rd, 2009
Según el VI Estudio sobre el secretariado en España de SecretariaPlus, un 48% de las secretarias considera que su trabajo no está bien remunerado. Es una cifra importante. Pero sabemos en qué paÃs vivimos, y tampoco sonará a chino esta cifra en otros sectores. Cierto es, además, que el papel de secretaria engorda y va incrementando responsabilidades mientras el sueldo se queda inamovible por los siglos de los siglos.
Hay quien está tranquilamente acomodado en su asiento de todos los dÃas, conoce la materia, conoce el entorno, es como quien dice “dueño de su situaciónâ€. Esto hace que en ocasiones acobarde el cambio, acobarde pedir aumentos, acobarde decir que NO. Estos tres puntos habrÃa que trabajarlos. Todos debemos ser capaces de manejar estas tres situaciones y entonces, seremos realmente “dueños de nuestras circunstanciasâ€.
Algo que desde luego nunca desaconsejarÃa a nadie es mantener el contacto permanente con la búsqueda de trabajo. Saber cómo está el mercado, recibir a diario ofertas de trabajo para saber lo que se cuece y lo que se ofrece al menos para tenerlo presente es indispensable. Enviar cv a puestos de trabajo mejores que los que tenemos actualmente también lo es. Es inteligente tener ases detrás de la manga, saber hasta dónde podrÃas llegar, practicar con entrevistas, y bueno, si la cosa no interesa, rechazar lo que sea necesario. Pincha en la foto, SecretariaPlus tiene la mayor base de datos de CV del sector del secretariado a nivel nacional.
Excel VS Access
Sábado, Febrero 21st, 2009
Hace un tiempo hice un curso de iniciación bastante completo de Access. Me pareció mas que interesante: conocer las entrañas de los famosos programas de archivo de la empresa, poder crear tus propias bases de datos, darle forma y color, y un montón de ángulos desde los que abordar y tratar los datos. Es efectivamente una poderosa arma en la que volcar todo tu ingenio y archivar la información de la forma mas completa.
Reconozco que me sentà encantada con lo aprendido y volvà a la oficina con la intención de utilizar mis nuevos conocimientos para impresionar a cualquiera. Y efectivamente, mi jefe me esperaba con diferentes propuestas: una base de datos para sus contactos, otra para archivo de documentos, y alguna que otra más que ahora no puedo recordar.
Hice un buen trabajo, las bases de datos tenÃan un aspecto sofisticado, y los datos habÃan sido introducidos por completo, con lo que el jefe encontró a la primera todo lo que buscaba, y miraba la herramienta como si se tratase de una obra de arte.
Pero bastaron unas semanas para darme cuenta de que el trabajo habÃa sido en balde. HabÃa empleado demasiadas horas pensando en la base, las preguntas, las respuestas, los datos, cómo presentarlos, la codificación… en fin, y todo para meter unos veinte contactos y otros treinta archivos. Los archivos por aquella vÃa nunca volvió a tocarlos, porque también estaban colocados en carpetas y accedÃa a ellos de aquella forma. Los contacto han aumentado en otros veinte más o menos, pero también terminó resultando más sencillo crear un Excel maravilloso en el que se veÃan de golpe los cuarenta nombres con su número de teléfono al lado y en orden alfabético.
Puede que en ocasiones para el usuario resulte más rápido Access, pero para la persona que crea la herramienta, si no hay bastantes datos, es un trabajo absurdo.
Si los datos no van a ser suficientes, si no te salen por las orejas, hazme caso y sigue con el Excel, ese viejo amigo que te ayuda a organizarlo todo taaan bien…
Master internacional para ayudantes de dirección y PA
Miércoles, Febrero 18th, 2009
El perfil de secretarias y ayudantes de dirección se renueva constantemente, y sus funciones son cada vez más completas y con un mayor grado de responsabilidad. Si trabajas en ese área y estás pensando en enriquecer tu formación y tus conocimientos, secretaria plus te ofrece una oportunidad de oro.
Ocho promociones de este master para ayudantes de dirección y PA avalan la iniciativa, y tú puedes entrar a formar parte de la novena a partir de Marzo de 2009. Tienes para elegir seis puntos diferentes de España: Madrid, Bilbao, Barcelona, Pamplona, Sevilla y Valencia.
AnÃmate y entérate de todas las ventajas y condiciones en esta misma página.
Premio al Directivo Plus del Año
Miércoles, Febrero 18th, 2009
¿Tienes un jefe o jefa con una gran capacidad de motivación, empatÃa, credibilidad, honestidad y liderazgo, entre otras cualidades?.
¿Alguno de tus compañeros de alto rango se caracteriza por saber transmitir al equipo conductas ejemplares, objetivos claros y motivaciones fuertes para llegar a los resultados?.
¿Simplemente adoras a alguno de tus superiores por ser una maravillosa persona que siempre está dispuesto a escuchar y a quien nunca has visto poner una mala cara?.
¿Te suena a chino o realmente conoces a alguien que encarna estas cualidades en su labor diaria como alto cargo?.
No nos lo estamos inventando, el Premio al Directivo Plus del Año “pretende reconocer las cualidades profesionales y humanas de los directivosâ€. Al parecer, ese viejo prototipo de directivo rancio y poco carismático ha pasado a la historia. Asà que, si estás en el caso, anÃmate y propón tu candidato ya.
Múltiples tareas in corpore sano
Lunes, Febrero 16th, 2009
imagen cogida de typitall.com
Tener varias tareas asignadas a tu puesto es siempre una ventaja. La/el secretari@ es siempre multidisciplinar y por ello ha de ser espabilad@ a tope. Hay quien se queja de “esa cantidad de deberesâ€, pero siempre debe de ser mirado desde el lado bueno.
Sacar viajes al jefe – o a todo un departamento-, hacer los pedidos de material, conseguir las firmas protocolarias a tiempo y convertir las presentaciones del listo de turno en “algo mucho más vistoso, por favor†tiene sus ventajas. Variar de tareas significa respirar, significa pasar a toda prisa a otro nivel que hace que la tensión de la tarea anterior disminuya, es sinónimo de cambio, de salida, de abrir la puerta para airearse. Unas fotocopias de quinientos folios deben de ser siempre realizadas después de un arduo trabajo de contabilidad o después de cuatro horas de haber estado sentad@ en la silla sin mover el trasero. Los viajes es mejor prepararlos tras una jornada de silencio y falta de comunicación, y un nuevo fichero de clientes en Excel debe ir rellenándose poco a poco, con la pausa para el desayuno justo a la mitad y con un par de cortes, como reponer el material que ha llegado en el armario o pasar a preguntarle al jefe si hay algo que archivar.
Estirar el cuerpo o estirar la mente, ejercitar el cerebro o hacer trabajar la mandÃbula. Encontrar el perfecto equilibrio trabajo-cuerpo-mente es indispensable para funcionar bien y sacar el mayor rendimiento posible a tus horas y a tu labor como secretari@.
Never enough
Lunes, Febrero 16th, 2009La semana pasada ponÃamos varios ejemplos de ocasiones en las que alguien que cree no necesitar algo, puede verse en la situación de hacer uso de ello. Me refiero a esos cursos malditos a los que nuestros jefes o compañeros nos empujan a apuntarnos cuando soñamos con otros asuntos.
Sin embargo, los idiomas son algo que creo que nadie deberÃa despreciar, y que todos en nuestra vida práctica y en el trabajo más improvisado podemos acabar utilizando. Por eso os recomiendo que echéis un vistazo en las becas MAEC para menores de 30, eso sÃ, pero totalmente gratuitas, y a quien le toque… ¡le ha tocado!
Es viernes, por favor
Sábado, Febrero 14th, 2009
“Tienes la cara cansadaâ€, te dice tu madre, tu hijo, o tu compañera de piso al despertar. Por supuesto. Es viernes. Has acumulado sueño, has ido descargándote de trabajo en la oficina durante la semana, estás muy cansada, y por supuesto, será un duro dÃa con recompensa: no volver hasta el lunes.
Hasta ahà vamos bien. En la oficina se respira el tÃpico aire de viernes: algunos se han tomado la libertad de vestir casual, a otros tantos se les ve dispersos, y bueno, el jefe será el primero en irse porque tiene uno de esos compromisos familiares que lleva rehuyendo toda la semana contra su propia voluntad. Una sueña con la hora de la estampida general, realiza su trabajo más tranquila de lo normal, y reza o cruza dedos deseando que nada: ninguna llamada, ningún viaje de última hora, ninguna sorpresita laboral, pueda desviarla de una tranquila salida a tiempo y una desconexión total.
Y ahà es donde entra el imprevisto. Esa maldición de sabor amargo, ese pellizco que te estresa y comienza a preocuparte por tu hora de salida y a dejarte sin aliento de ansiedad, una sorpresa del tipo “llamo de secretarÃa general y no encuentro una firmaâ€, o “no iré a comer con mis hijos porque tenemos un marrónâ€, o “llama a Fulano y a Mengano, diles que no se muevan de su sitio porque tenemos comité de emergencia†o también “tienes que imprimir cien de estos ejemplares, encuadernarlos, y empaquetarlos de cinco en cincoâ€. Después de esta sorpresa continúa la racha con que Fulano o Mengano se han ido y no hay forma de localizarlos, o la tinta de las impresoras a color se ha esfumado y no queda nadie de material fungible para reponerlo, o la impresora se atasca y el jefe te manda a Copias Madrid a continuar por ese camino…
La ley de Murphy funciona, y no está en tus manos que todo sea perfecto y que la falta de previsión de algunos te fastidie o no el dÃa. Como consejo, el jueves por la tarde deberÃas de preguntar y asegurarte de que los planes de todos están saliendo bien y a su debido tiempo. Otro truco serÃa largarte la primera, sin mirar atrás, no vayas estropearte el viernes y a convertirte en estatua de sal…
Está claro que cada uno sabe lo que tiene que hacer, y hasta donde debe o no cumplir con ciertas obligaciones fuera de contrato. Las sorpresas siempre estarán ahÃ, y para vuestra simple curiosidad, hoy no me abordó ninguna.
