Archive for Agosto, 2010

Una imagen ¿vale más que mil palabras?

Lunes, Agosto 16th, 2010

Seguro que has oído en más de una ocasión que una persona rechaza una idea e incluso a otra persona con la expresión “da mala imagenâ€. ¿Es exagerada la importancia que le damos a este concepto en todos los ámbitos de nuestra vida, tanto personal como profesional?

En absoluto: la imagen que proyectamos es nuestra primera tarjeta de presentación. A veces, casi la única, porque la percepción que nuestro interlocutor recibe en el primer golpe de vista va a acondicionar lo que piense de nosotros y es una percepción muy difícil de cambiar. Para una secretaria es mucho más importante si cabe: se convierte en un eje fundamental de su trabajo, ya que no sólo está en juego su imagen personal y profesional sino la de su empresa y la de su jefe.

¿Qué perciben de mí los demás?

Todo influye: el modo de vestirse, de maquillarse, el perfume que llevamos y la forma de movernos; la risa, la expresión de la cara, la inflexión de la voz al contestar al teléfono… Todo conforma la imagen. En permanente contacto con otras personas, dentro y fuera de la empresa, una secretaria debe ser impecable en cualquier ámbito y circunstancia.

La imagen no es un concepto que se relacione exclusivamente con la belleza física ni con el atractivo físico, aunque pueda parecer que quien lo posee tiene la mitad del camino recorrido. Lo cierto es que influyen tantos pequeños detalles que basta una fracción de segundo para que alguien excepcionalmente atractivo pierda todo el encanto: una expresión desafortunada, una risa a destiempo, un gesto inadecuado…

La imagen es también una forma de comunicarnos con los demás. A través de ella mandamos mensajes y de ella depende que seamos aceptados o rechazados.

¿Qué conforma mi imagen?

  • La apariencia física: la forma de vestir, de peinarnos, los complementos, etc. Es obvio que siempre hemos de procurar ir aseados, pulcros y cuidar nuestro aspecto externo. Pensemos si no en una camisa mal planchada, o con una mancha, una carrera en las medias o un descosido en el bajo de los pantalones.
  • Los aspectos de la comunicación no verbal: el tono o la inflexión de la voz, los gestos, el lenguaje corporal y la postura, son elementos que refuerzan lo que decimos, o que por el contrario lo contradicen, pudiendo dar más información sobre nosotros a nuestro interlocutor que nuestras propias palabras.
  • La indumentaria: nuestra forma de vestir también dice mucho acerca de nosotros, por lo que debemos cuidarla al máximo.

Una secretaria es, en definitiva, embajadora de su jefe y de su empresa ante el resto de compañeros y ante las personas ajenas a la organización, y como tal debe cuidar al máximo su presencia física y el resto de condicionantes que ayudarán a su interlocutor a hacerse esa primera imagen tan importante.

imagen_milpalabras

¿Qué es la Gestión por competencias?

Lunes, Agosto 9th, 2010

La Gestión por Competencias es un sistema o modelo de gestión de los recursos humanos de la empresa, que se basa en la detección, potenciación y desarrollo de las competencia de los equipos de trabajo y de las personas que los forman, para dar un valor añadido a la empresa, puesto que cuanto mayor sea la conexión e integración de las personas en su equipo de trabajo, mayor será la competitividad de la empresa en el mercado y el punto de diferenciación con el  resto de empresas. Por tanto, es un modelo que intenta aprovechar al máximo las cualidades de su equipo humano.

Las competencias son las características o rasgos subyacentes de la persona y están relacionadas con un modo correcto, e incluso excelente, de hacer las cosas en su puesto de trabajo. Es decir, son aquellas características que una persona debe poseer para ocupar un puesto determinado. Para ello se observan y estudian los comportamientos de las personas que son eficaces en su puesto de trabajo, de forma que estos comportamientos sirven para definir este puesto.

Con este sistema, a la hora de seleccionar a los recursos humanos nos estamos centrando en conductas objetivas, fácilmente “mediblesâ€, en lugar de hacerlo con pruebas de evaluación que no suelen tener relación con las tareas a desempeñar (pensemos si no, en los famosos psicotécnicos).

Porque no sólo buscamos la persona adecuada para un puesto, sino que también tenemos que buscar la competencia adecuada para la consecución de los objetivos de ese puesto. Las competencias han de ser precisas y estar clarificadas y definidas, por lo que la empresa debe poder dar la información al respecto. Al definirse las competencias ligadas a un puesto es muy importante además que se esté utilizando terminología de uso corriente en la organización, para evitar confusiones en este sentido.

Cada empresa seguirá su propio proceso de implementación, atendiendo a su cultura, sus objetivos, etc. La gestión por competencias puede encadenar entre sí todos los procesos de gestión que se implementan desde el área de Recursos Humanos, desde la selección de personal para cubrir un puesto, hasta el desarrollo de un plan de carrera para un empleado.

¿Qué competencias creéis que son las que se piden a una Secretaria?

competencias

La importancia de escribir correctamente

Viernes, Agosto 6th, 2010

ortografia

Cada vez tenemos más acceso a la información, eso es indudable, pero hablando con una de nuestras tutoras de formación online, me sorprendió conocer que muchas de las alumnas desconocían las reglas básicas de la ortografía más elemental. Si, pareciera que después de que nuestros profesores se esforzaran para enseñarnos cuando íbamos al colegio, al llegar a la edad adulta y tener que poner en práctica lo aprendido en nuestro día a día, de pronto, lo hubiéramos olvidado. Pero, ¿lo hemos olvidado o es que con Internet, las nuevas tecnologías, la comunicación rápida y digital y otros adelantos, consideramos que ya no es tan importante escribir correctamente?

Yo creo que si, y en nuestro trabajo, mucho más! La imagen que damos en nuestros emails, nuestros informes y nuestros escritos, es sumamente importante, y habla de nosotros a nivel profesional además de personal. No sólo eso, habla de nuestro entorno: nuestro jefe, nuestra empresa… Y ya sabemos la importancia de la imagen y la de un primer encuentro. Una carta, un correo electrónico, hasta un SMS, habla tanto de nosotros como nuestro vestuario o nuestra educación. Así pues, cuidemos nuestra expresión escrita y nuestro lenguaje.

Como una de las dudas más frecuentes y que llevan a más errores es el uso de las minúsculas, os paso unos casos donde seguro que más de uno hemos titubeado alguna vez. Espero que os sea útil!

Utilizar la minúscula es obligatorio en estos casos:

1. Nombres de los días, meses y estaciones: lunes, miércoles, enero, junio, primavera, otoño…

2. Nombres de las notas musicales: do, re, mi, fa, sol, la, si.

3. Nombres de los vientos (en poesía o relatos mitológicos, sin embargo, pueden personalizarse y, por tanto, aparecer en mayúsculas): céfiro, austro, bóreas.

4. Nombres de las religiones: catolicismo, protestantismo, islamismo, judaísmo.

5. Algunos nombres propios que, por su uso tan extendido, han acabado convirtiéndose en nombres comunes (sin que el hablante tenga muchas veces conciencia de su origen como nombre propio, que puede ser el del inventor, el lugar de elaboración de un producto, la marca comercial, etc.): tal es el caso de muchos objetos, aparatos e incluso alimentos de uso cotidiano (rebeca, braille, rioja, damasco, cabrales, martini, jeep, etc.). Este trasvase de nombre propio a común se produce también con ciertos nombres propios que pasan a designar el conjunto de caracteres o rasgos de personalidad que definían al personaje original: Mi jefe va de donjuán por la vida. La portera de mi piso parece una celestina…

Cómo motivan las empresas a sus empleados

Viernes, Agosto 6th, 2010

Los directivos de grandes empresas tienen recetas sobre cómo gestionar el talento en sus equipos, cómo fidelizarlo y cómo obtener lo mejor de cada uno de sus integrantes. A lo largo de los años de gestión han aprendido que “nadie avanza sólo” y que detrás de todo buen directivo, siempre hay un gran equipo que le apoya. En esta nota os resumimos algunos de los consejos que nos han dado en entrevistas exclusivas que hemos realizado y que hoy extractamos para vosotr@s.

Todos por unanimidad coinciden en que hay que fidelizar a las personas con talento e integrarlas en el plan de la empresa. Las metodologías que proponen cada uno de ellos tienen puntos en común y pueden resumirse con palabras clave como automotivación, formación, carrera profesional, empatía, saber escuchar.

Pero no es lo mismo retener trabajadores con talento que conseguir que estén comprometidos. Todos los trabajadores, tanto los de pequeñas como de grandes empresas necesitan estímulos, pequeños o grandes detalles que esperan conseguir como reconocimiento a un trabajo bien hecho. Los directivos están de acuerdo en que las recompensan son importantes, pero para muchos no sólo se trata del sueldo, sino de ‘gestos’ por parte de la empresa y de su directivo.

Algunos optan por hacerles partícipes con acciones de la empresa, reparten beneficios, les dan bonos para el gimnasio, les procuran formación profesional, la posibilidad de conciliar la vida familiar y el trabajo. En otros casos las motivaciones provienen de estímulos de índole más subjetiva y personal, como las condiciones laborales, la implicación en proyectos de mayor responsabilidad, entre otras cosas.  Todas ellas destinadas a procurar que el puesto laboral sea atractivo en diversas facetas y no sólo en lo económico.

Para ilustrar esta nota, aquí les ofrecemos algunas opiniones de primera mano:

Belén Garijo López

Senior VP Europa & Canadá. del Grupo sanofi-aventis.

La mejor herramienta para fidelizar a tu equipo es que crean en ti, que sepan cuán importantes son para la organización y para ti…Tienes que respetar a tu equipo, ser sensible a sus necesidades personales y profesionales y lograr que sepan que tienes un compromiso total para continuar impulsándolos y desarrollándolos dentro de la organización. Es importante para todos sentir que, aunque tengan enormes retos y mucha presión, al final se reconocerán los resultados y que este reconocimiento viene a través de una variedad de herramientas que no solamente tiene que ver con el salario. Para mí, la gente no espera solamente reconocimientos dinerarios. Pero la lealtad y el compromiso de los colaboradores, la retención del talento, se logra a través de la adhesión emocional por parte del equipo hacia la organización”.

Gabriel Masfurroll Lacambra

Fundador, Presidente y Consejero Delegado de USP Hospitales

“Creo que el salario de las personas, obviamente, es fundamental, porque es lo que les permite mantenerse ellos y su familia, esto no tiene vuelta de hoja. Pero luego, sí que hay otra serie de componentes, como trabajar en una empresa que resulte atractiva, una empresa que se preocupe por ti, que valore lo que haces, que se preocupe por tu carrera profesional, que te quiera, en la que te puedas divertir trabajando, que sea ganadora y que te dé prestigio, en la que puedas aprender.

Una empresa es algo más que una relación puramente profesional de ocho o diez horas diarias. Dedicamos más tiempo a nuestro trabajo que a nuestras familias, por lo tanto, hay que permitirse tener una relación fluida y el afecto es uno de los temas fundamentales para la relación entre las personas que trabajamos en una empresa, aunque es algo difícil de manejar. No todo el mundo lo demuestra ni lo percibe de la misma manera”.

Iván Vallejo García

Director Comercial General del Grupo Berge Marítima

“Creo que la gente con talento es el mayor bien que posee la empresa, y a veces, fidelizarla no sólo es una cuestión de dinero, creo que es más importante que esté a gusto con su trabajo y que vea un horizonte profesional. Debe haber un proyecto y es lo que trato de venderle. A mucha gente no la fidelizas con dinero, sino con una trayectoria, con un horizonte.

Cuando empecé a trabajar en este negocio, la verdad es que no existía la flexibilidad. Hay que saber darle a la gente esa flexibilidad que implica apretar y soltar. Para mí, lo más importante no es tener gente en la oficina mirando un reloj para salir, sino que el trabajo salga adecuadamente y en las circunstancias que tenemos previstas, que el trabajo se cumpla, que los clientes estén satisfechos.

En los escalafones más bajos tienes que aportarles otro tipo de cosas como la gestión del talento, muy importante para dar oportunidades a la gente que vale”.

Laura González-Molero

Presidenta y Consejera Delegada del Grupo Merck en España.

“Intento ofrecer a los demás lo que me gustaría que me ofrecieran a mí, porque creo que todas las personas, afortunadamente, tenemos parámetros muy parecidos: nos movemos por proyectos y por valores: ofrecer un proyecto profesional atractivo, presentar unos valores que los miembros del equipo compartan, que puedan vislumbrar que tienen futuro, que el proyecto es sostenible a medio y largo plazo y demostrar que tiene una estrategia y una visión. Al mismo tiempo, debe ofrecer unas condiciones, un ambiente de trabajo, un reconocimiento y un paquete de compensaciones y beneficios que realmente sean atractivos para que la gente se sienta respetada y reconocida. Sin esto, las relaciones serían a corto o medio plazo y, al contrario, creo que la clave del éxito es que sean a largo plazo.

La diferencia entre los buenos y los malos empleadores reside en que los primeros pretendemos captar y retener el talento, ofrecer un proyecto global, no simplemente un salario o un puesto de trabajo, sino mucho más que todo eso.

Gestionar el talento implica ayudarles a crecer, que si se equivocan no sean penalizados, porque el tomar decisiones supone asumir un riesgo.


Mercedes de Pablo

Directora General de PortAventura

“Cuando hablamos del sueldo como estímulo nos referimos a los niveles más altos de la organización, porque las cosas no funcionan igual en todos los niveles. En los niveles medios-altos el sueldo es importante, la gente tiene que sentirse bien pagada, la cantidad adecuada para la responsabilidad que tiene, la experiencia que aporta…

Creo que el sueldo cubre una parcela y, a partir de ahí, cuentan el compromiso con el proyecto, estar a gusto con lo que se hace, el disfrute, el desarrollo profesional, que se puedan tomar decisiones, gestionar un equipo. Percibir que tú asumes un riesgo en la toma de decisiones, pero que la compañía te apoya aunque en algún momento tú te equivoques.

En una organización tan grande como la nuestra es muy saludable que la gente sea capaz de crecer profesionalmente y promocionarse sin necesidad de cambiar de empresa. La motivación es mucho más alta cuando promocionas a alguien de dentro”.

Miguel de Haro Serrano

Fundador y Presidente del Grupo Editorial IP

“A la gente se la motiva tratándola como personas, confiando en ellas, quitándole importancia a sus yerros; celebrando de corazón sus éxitos; tendiéndoles la mano en los momentos difíciles; riendo mucho con ellos, siendo afable y, a la vez, riguroso al exigir el cumplimiento de las tareas.

El perfil que prefiero para trabajar conmigo es de gente entusiasta, leal, que se entrega, seria, honrada, que se sienta miembro de un equipo y que tenga buen trato”.

Mónica Deza

Consejera independiente, desde 2006 y hasta octubre de 2009 CEO de Universal Mccann.

“Un equipo motivado es más creativo, surgen mejores ideas. Demostrarles que yo no estoy ahí para ser ‘importante’, sino que mi función es ayudarles a que los ‘importantes’ sean ellos. Gestionar el ‘cerebro de obra’, que es una metáfora muy interesante: que la empresa sea el mejor gimnasio para talentos a todos los niveles. La manera de lograrlo es atendiendo al plan de carrera de las personas, su formación,  sus expectativas, sus cualidades innatas, porque luego tienen un buen rendimiento. Está en ti aprovechar al máximo el talento de la gente que tienes en el equipo o no. La gestión del ‘cerebro de obra’ significa poner a pensar a todo tu equipo, permitiéndoles que opinen, que ejerciten, que no sientan que puedan ser censurados por sus ideas.

Es importante como directivo estar abierto a las nuevas ideas, escucharlas y también saber reconocer de quién provienen. Es fundamental no apropiárselas, porque de una persona que ocupa un puesto de liderazgo tiene que emanar energía, no absorberla”.

Roberto Torregrosa

Director General del Hotel Rey Juan Carlos I

‘Delegar’ es la palabra mágica. Creo que el directivo, hoy en día, tiene tres grandes retos: uno es comunicar, otro es delegar y el tercero es la gestión de su propio tiempo. Delegar implica confianza”.

Fuente: Libro “Nadie Avanza Sólo”, producido por DirectivosPlus

http://bit.ly/d7oXjn

Detrás de un gran directivo siempre hay un empleado motivado y feliz con su trabajo.

Detrás de un gran directivo siempre hay un empleado motivado y feliz con su trabajo.

Jefes difíciles ¿Conoces a alguno así?

Miércoles, Agosto 4th, 2010

Hay tanto tipos de jefes como tipos de personas, porque cada uno tiene sus matices y sus puntos fuertes y débiles, pero si que podemos hacer una valoración de las actitudes que hacen que un Jefe sea catalogado como “difícil”. ¿Reconoces alguna de ellas?

Participa con tus comentarios y comparte con nosotros y el resto de compañeras qué haces para canalizar estas situaciones cois103-072mplicadas.

¿Quienes son Jefes difíciles?

Los que nunca quieren problemas:

Nunca hacen críticas, ni siquiera constructivas, dejan hacer y luego se  lamentan. Temen que sus comentarios puedan crear conflictos. Lo único que desean es la armonía en el trabajo y evitan cualquier elemento que pueda romperla.

Los incompetentes:

Nunca saben qué hacer. Delegan todo el peso en la secretaria. No tienen buena formación y dudan de todo.
Tienes que gestionarle, prepararle todo y además no te dejará ascender porque depende totalmente de ti y no se puede permitir el lujo de prescindir de tu presencia en el equipo. Este tipo de jefes suelen rodearse de gente competente para camuflar sus incapacidades.

Los que sólo desean tener éxito:

Son aquellos que están centrados exclusivamente en su propio éxito, pero no saben cómo aumentarlo ni solucionar sus pequeños fallos que pueden impedirlo. Por lo tanto también pedirán que seas su apoyo constante aunque finalmente no sabrán reconocer nuestro esfuerzo ni profesionalidad.
A menudo este tipo de jefe, es aquél al que no le importa hacernos sufrir, avergonzarnos delante de otros empleados o jefes si así ellos quedan libre de toda culpa. Además consideran que la gente que trabaja con ellos debe ayudarle a obtener lo que tanto ansían.

El perfeccionista:

Es aquél que nunca encuentra el trabajo bien hecho. Siempre corrige y encuentra fallos. Su obsesión por el detalle le quita tiempo para dedicarse a temas de más interés. Se le acumula el trabajo y hace que a ti también se te acumule. Por mucho que te esfuerces, nunca lograremos que esté del todo contento.

El que acapara todo el trabajo:

Tienen grandes problemas para poder delegar parte de su trabajo, porque creen que sólo ellos hacen bien el trabajo y, por tanto, lo han de controlar todo. Existen niveles de responsabilidad en los que es imposible gestionarlo todo, por tanto, no te dejará hacer un trabajo de calidad

El que siempre es negativo:

Si trabajas con un jefe que se ajusta a esta característica resultará difícil y poco motivador trabajar con él, ya que siempre estará criticando todos tus trabajos, aunque el error sea mínimo. No reconocerá, por tanto, cuando está bien hecho el trabajo.

El obsesivo con el trabajo:

Los profesionales que sólo se dedican a su trabajo en cuerpo y alma, sin tener en cuenta la familia, el tiempo libre, etc., viven en estado de estrés constante y contagian este estado a su secretaria y a todas las personas que trabajan con ellos. Quizá están dispuestos a trabajar 12 horas al día, pero han de entender que sus secretarias tienen vida privada y que se trabaja para vivir, no se vive para trabajar.

Los que cambian de opinión constantemente:

Realizar la tarea de secretaria para estas personas es una misión imposible. Este tipo de jefe cambiará mil veces las fechas de las reuniones, concierta entrevistas sin comunicarlo a su secretaria y a última hora, cancela las reuniones. En fin, parece que esta tipología lo que quiere es volver loca a la secretaria.
No entienden que para trabajar eficazmente se ha de tener un plan de trabajo estable y es tarea de la secretaria capear las situaciones problemáticas que se derivan de este comportamiento.

Y ahora ¿Cómo es tu Jefe?


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