Por SUSANA FERNANDEZ, Directora de Formaci贸n de Secretariaplus.com y Directivosplus.com.
CV.:聽Susana es experta en gesti贸n y desarrollo de comunidades profesionales, formaci贸n y programas formativos especializados para distintos perfiles. Es Licenciada en Derecho, y ha desarrollado la mayor parte de su carrera profesional en el 谩rea online. Actualmente y desde hace 4 a帽os dirige la divisi贸n de Formaci贸n de Profesionalia, gestionando los servicios formativos de sus dos comunidades virtuales: DirectivosPlus y SecretariaPlus.
Splus.: 驴Es indispensable la聽especializaci贸n de la secretaria聽en nuevas tecnologias, gesti贸n de redes sociales, manejo de Internet, etc.?
El Perfil de una Secretaria es un perfil profesional en constante evoluci贸n. De la misma manera en que las organizaciones evolucionan, se adaptan, mejorar y cambian, tambi茅n lo han de hacer sus directivos y por ende, sus secretarias. Una secretaria que no se recicla constantemente, que no se suma a las nuevas tendencias empresariales, es una secretaria obsoleta en su manera de trabajar y de enfocar las tareas concretas de su puesto. Las nuevas tecnolog铆as no son una excepci贸n. La irrupci贸n de las redes sociales por ejemplo dan a la Secretaria una nueva oportunidad de aportar valor a帽adido a su directivo, por ejemplo, ayud谩ndole a gestionar su personal branding, su marca personal, o a su departamento, ayudando en la integraci贸n de los beneficios que aportan la correcta gesti贸n de las redes sociales al negocio de la empresa.
Splus.: 驴C贸mo se ve hoy en d铆a una Secretaria de Direcci贸n? 驴Se siente valorada por su empresa?
SF.: Precisamente, hace no mucho hicimos esta pregunta a las secretarias de nuestra comunidad, y fue muy interesante ver como la mayor铆a de las que nos respondieron s铆 que se sent铆an valoradas. Quiz谩s no a lo largo de toda su carrera profesional ni con todos los directivos con los que se hab铆an topado, pero si en la mayor parte de los casos hab铆an encontrado su sitio en una empresa que las聽 valoraba y las ten铆a en cuenta como profesionales. En los estudios que peri贸dicamente realizamos desde SecretariaPlus sobre la profesi贸n hemos constatado que aproximadamente un 70% de las secretarias que los respondieron se sent铆an valoradas por su Jefe. En todo caso, hay un camino todav铆a por recorrer en muchos casos.
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Splus.: 驴Cu谩les son las principales 谩reas de responsabilidad de las Secretarias?
SF.: Cada empresa define las 谩reas de responsabilidad que han de tener sus secretarias. Depende mucho de la empresa y del directivo, pues hay quien permite una mayor amplitud de campos en los que desplegar responsabilidades y los hay que no. En todo caso, las funciones que asumen son muy similares y pasan por el filtrado de llamadas y de correo electr贸nico, la organizaci贸n de reuniones y recepci贸n de visitas, gestionar la agenda de su directivo, posibilitar y facilitar la comunicaci贸n interna entre los distintos departamentos de la empresa, elaborar informes, organizar viajes, gestionar el archivo, buscar informaci贸n y redactar la mayor铆a de la comunicaci贸n escrita del departamento. Una variedad de tareas que definen a la Secretaria como una aut茅ntica colaboradora multitarea. A veces las empresas y los directivos no son conscientes de su importancia, o s茅 lo son, pero no la valoran adecuadamente, que es una reivindicaci贸n del colectivo.
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Splus.: 驴Est谩n las secretarias como colectivo preparadas para asumir nuevas tareas fuera de las tradicionales?
SF.:聽 Absolutamente. Son profesionales que dan mucha importancia a su formaci贸n y al constante reciclaje, lo que las convierte en activos muy preparados. Por su posici贸n dentro de la empresa, tocan adem谩s temas de vital importancia y de constante actualidad dado el apoyo que han de dar a los directivos de la compa帽铆a, y ellas son las primeras demandantes de m谩s oportunidades de actuaci贸n dentro del negocio, pidiendo m谩s delegaci贸n por parte del directivo, asumir m谩s responsabilidad…
