Para culminar esta serie de entrevistas que hemos publicado en el blog de Secretariaplus durante esta semana con motivo del Día de la Secretaria, hemos querido ofrecerles la opinión de tres Secretarias de Dirección de importantes empresas nacionales e internacionales: Susan Bosqued, Executive Assistant en Gallina Blanca, Virginia Sanz, Secretaria de Presidencia en BT Global Services y Miriam Gómez, Secretaria de Dirección en SESA START ESPAÑA.
SUSANA BOSQUED
Experta en Protocolo y Ceremonial. Actualmente Executive Assistant en Gallina Blanca, después de varios años de experiencia como Asitente de Dirección y Subdirección.
Splus.: ¿Cuáles son las principales funciones de la secretaria de una gran empresa?
S.B.: Colaborar con el director a fin de facilitar y agilizar su trabajo.
Preparar y archivar la documentación y la correspondencia.
Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa, sobre los objetivos a ella encomendados.
Preparar, redactar informes a partir de tan sólo unas pautas marcadas por su superior.
Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.
Atender y organizar llamadas telefónicas y las visitas al director.
Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.
Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
Splus.: ¿Qué competencias son requeridas?
S.B.: Versalitilidad; persona equilibrada y segura de sí misma; inteligencia y capacidad para tomar decisiones; capacidad para el orden y la organización; habilidades comunicativas; discreción y saber estar; gran capacidad de iniciativa y visión de futuro; motivación.
Splus.: ¿Cómo logra conciliar vida personal y laboral?
S.B.: Es complicado y depende del puesto; en mi caso, complicadísimo.
VIRGINIA SANZ
Formada en Secretariado Internacional de Dirección. Desde 1992 ha trabajado como Secretaria de Dirección en diferentes entidades, actualmente es Secretaria de Presidencia en BT Global Services.
Splus.: ¿Cuáles son las principales funciones que debe realizar la secretaria de una gran empresa?
V.S.: La principal función de una Secretaria de Dirección es gestionar el tiempo del directivo, organizar su agenda con todo lo que ello significa: viajes, reuniones, llamadas, mails, consejos, etc. Es una forma de ayudar al Directivo a potenciar su capacidad y rendimiento en su trabaja diario.
Además, somos las personas que transmitimos la imagen de la empresa al recibir las llamadas de clientes, proveedores, visitas e, incluso, a la hora de tratar con las secretarias de los clientes o tus compañeras. Una relación cordial es fundamental.
Una parte secundaria, pero no menos fundamental, es todo el tema administrativo, la correspondencia, el archivo de documentos, etc.
Splus.: ¿Qué competencias se requieren?
V.S.: Hay una serie de habilidades que para mí son imprescindibles en toda buena secretaria:
Discreción: por las manos de una secretaria de dirección circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional.
Organización: Debe ser una persona muy metódica en cada cita en la agenda, en cada organización de un evento, en cada papel que pasa por sus manos.
Resolutiva: Una persona que sepa solucionar los problemas dando una solución y, si no está en su mano, buscar a alguien que pueda ayudar.
Don de gentes: Un persona capaz de ser amable, educada y que tenga muy buena relación con el equipo con el que trabaja. Crear un buen ambiente con las secretarias del equipo del directivo es fundamental.
Es importante también destacar, la formación específica en Secretariado, los idiomas y la parte informática.
Splus.: ¿Cómo logra conciliar vida personal y laboral?
V.S.: En BT es muy fácil la conciliación, tenemos el honor de ser el primer operador TIC en recibir el distintivo “Igualdad en la Empresa” concedido por el Ministerio de Sanidad, Política Social e Igualdad y que acredita a aquellas empresas que destacan de forma relevante y especialmente significativa por la aplicación de políticas de igualdad de trato y de oportunidades con sus trabajadoras y trabajadores.
Entre las medidas que cuenta BT para pertenecer a este programa destacan: baja maternal 15 antes de la fecha prevista del parto (no se descuentan ni de las vacaciones, ni de la baja maternal). Jornada laboral de 08:00 a 15:00 durante el primer año de vida del bebe. Flexibilidad horaria (entrada de 08:00-09:00) salida 17:00 y 18:00. Se amplía el permiso de paternidad de 2 días naturales a 3 días laborales. Ayudas para el pago de guarderías. Excedencia no remunerada durante un mes, cada tres años para atender asuntos de carácter personal. Además la nuevas tecnologías hacen la vida más fácil a los empleados, dando la opción de poder trabajar desde casa.
MIRIAM GÓMEZ
Formación en Secretariado Internacional de Dirección. Ha trabajado como secretaria de Dirección en diferentes entidades desde 1.994 y actualmente ejerce de Secretaria de Dirección en SESA START ESPAÑA.
Splus.: ¿Cuáles son las principales funciones de la secretaria de una gran empresa?
M.G.: Entre las principales funciones yo destacaría las siguientes: Atención y filtro de llamadas. Gestión del archivo y la documentación. Gestión de la agenda del Director. Coordinación y organización de viajes. Coordinación de reuniones, así como preparación y distribución del material necesario para las mismas. Apoyo en la preparación de presentaciones e informes. Elaboración y distribución de mailings. Redacción y preparación de informes y actas del Comité Ejecutivo. Tareas de apoyo al Directivo en asuntos profesionales y ocasionalmente personales. Elaboración de notas de gasto.
Splus.: ¿Qué competencias son requeridas?
M.G.: En mi opinión, son requeridas las siguientes: Gran capacidad de organización y priorización. Persona autónoma, que tenga cuidado por el detalle, con capacidad de planificación y coordinación, flexible, discreta, muy habituada a trabajar con información confidencial y que esté acostumbrada a trabajar en ámbitos internacionales. Proactividad; capacidad de resolución de problemas; capacidad de comunicación; de trabajo; orientación a la tarea; capacidad de relación a distintos niveles.
Splus.: En su caso, ¿cómo logra conciliar vida personal y laboral?
M.G.: Afortunadamente, mi empresa tiene muy presente la conciliación de la vida personal con la laboral; de hecho tenemos el “Plan Concilia” donde disfrutamos de distintas medidas tales como flexibilidad de horario, entre otras.
