Para culminar esta serie de entrevistas que hemos publicado en el blog de Secretariaplus durante esta semana con motivo del D铆a de la Secretaria, hemos querido ofrecerles la opini贸n de dos Secretarias de Direcci贸n de importantes empresas nacionales e internacionales:聽 Virginia Sanz, Secretaria de Presidencia en BT Global Services y Miriam G贸mez, Secretaria de Direcci贸n en SESA START ESPA脩A.
VIRGINIA SANZ
Formada en Secretariado Internacional de Direcci贸n. Desde 1992 ha trabajado como Secretaria de Direcci贸n en diferentes entidades, actualmente es Secretaria de Presidencia en BT Global Services.
Splus.: 驴Cu谩les son las principales funciones que debe realizar la secretaria de una gran empresa?
V.S.: La principal funci贸n de una Secretaria de Direcci贸n es gestionar el tiempo del directivo, organizar su agenda con todo lo que ello significa: viajes, reuniones, llamadas, mails, consejos, etc. Es una forma de ayudar al Directivo a potenciar su capacidad y rendimiento en su trabaja diario.
Adem谩s, somos las personas que transmitimos la imagen de la empresa al recibir las llamadas de clientes, proveedores,聽visitas e, incluso, a la hora de tratar con las secretarias de los clientes o tus compa帽eras. Una relaci贸n cordial es fundamental.
Una parte secundaria, pero no menos fundamental, es todo el tema administrativo,聽la correspondencia, el archivo de documentos, etc.
Splus.: 驴Qu茅 competencias se requieren?
V.S.: Hay una serie de habilidades que para m铆 son imprescindibles en toda buena secretaria:
Discreci贸n: por las manos de una secretaria de direcci贸n circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional.
Organizaci贸n: Debe ser una persona muy met贸dica en cada cita en la agenda, en cada organizaci贸n de un evento, en cada papel que pasa por sus manos.
Resolutiva: Una persona que sepa solucionar los problemas dando una soluci贸n y, si no est谩 en su mano, buscar a alguien que pueda ayudar.
Don de gentes: Un persona capaz de ser amable, educada y que tenga muy buena relaci贸n con el equipo con el que trabaja. Crear un buen ambiente con las secretarias del equipo del directivo es fundamental.
Es importante tambi茅n destacar, la formaci贸n espec铆fica en Secretariado, 聽los idiomas y la parte inform谩tica.
Splus.: 驴C贸mo logra conciliar vida personal y laboral?
V.S.: En BT es muy f谩cil la conciliaci贸n, tenemos el honor de ser el primer operador TIC en recibir el distintivo “Igualdad en la Empresa” concedido por el Ministerio de Sanidad, Pol铆tica Social e Igualdad y que acredita a aquellas empresas que destacan de forma relevante y especialmente significativa por la aplicaci贸n de pol铆ticas de igualdad de trato y de oportunidades con sus trabajadoras y trabajadores.
Entre las medidas que cuenta BT para聽 pertenecer a este programa destacan: baja maternal 15 antes de la fecha prevista del parto (no se descuentan ni de las vacaciones, ni de la baja maternal). Jornada laboral de 08:00 a 15:00 durante el primer a帽o de vida del bebe. Flexibilidad horaria (entrada de 08:00-09:00) salida 17:00 y 18:00. Se ampl铆a el permiso de paternidad de 2 d铆as naturales a 3 d铆as laborales. Ayudas para el pago de聽 guarder铆as. Excedencia no remunerada durante un mes, cada tres a帽os para atender asuntos de car谩cter personal. Adem谩s la nuevas tecnolog铆as hacen la vida m谩s f谩cil a los empleados, dando la opci贸n de poder trabajar desde casa.
MIRIAM G脫MEZ
Formaci贸n en Secretariado Internacional de Direcci贸n. Ha trabajado como secretaria de Direcci贸n en diferentes entidades desde 1.994 y actualmente ejerce de Secretaria de Direcci贸n en SESA START ESPA脩A.
Splus.: 驴Cu谩les son las principales funciones de la secretaria de una gran empresa?
M.G.: Entre las principales funciones yo destacar铆a las siguientes: Atenci贸n y filtro de llamadas. Gesti贸n del archivo y la documentaci贸n. Gesti贸n de la agenda del Director. Coordinaci贸n y organizaci贸n de viajes. Coordinaci贸n de reuniones, as铆 como preparaci贸n y distribuci贸n del material necesario para las mismas. Apoyo en la preparaci贸n de presentaciones e informes. Elaboraci贸n y distribuci贸n de mailings. Redacci贸n y preparaci贸n de informes y actas del Comit茅 Ejecutivo. Tareas de apoyo al Directivo en asuntos profesionales y ocasionalmente personales. Elaboraci贸n de notas de gasto.
Splus.: 驴Qu茅 competencias son requeridas?
M.G.: En mi opini贸n, son requeridas las siguientes: Gran capacidad de organizaci贸n y priorizaci贸n. Persona aut贸noma, que tenga cuidado por el detalle, con capacidad de planificaci贸n y coordinaci贸n, flexible, discreta, muy habituada a trabajar con informaci贸n confidencial y que est茅 acostumbrada a trabajar en 谩mbitos internacionales. Proactividad; capacidad de resoluci贸n de problemas; capacidad de comunicaci贸n; de trabajo; orientaci贸n a la tarea; capacidad de relaci贸n a distintos niveles.
Splus.: En su caso, 驴c贸mo logra conciliar vida personal y laboral?
M.G.: Afortunadamente, mi empresa tiene muy presente la conciliaci贸n de la vida personal con la laboral; de hecho tenemos el “Plan Concilia” donde disfrutamos de distintas medidas tales como flexibilidad de horario, entre otras.
