Posts Tagged ‘Formaci贸n’

驴Eres consciente de la imagen que transmites a trav茅s de tus palabras?

Martes, Noviembre 16th, 2010

Para una secretaria, la comunicaci贸n es esencial. 驴Eres consciente de que, en este proceso de emisi贸n de un mensaje a otra persona, se transmite una actitud y una conducta que te definen?

En algunas ocasiones, seguro que sin darte cuenta, utilizas lo que se puede denominar “malas costumbres oratorias”, que hacen que los dem谩s subestimen lo que est谩s diciendo; aqu铆 te planteamos algunos ejemplos que te pueden ayudar a darte cuenta de las barreras que, inconscientemente, est谩s poniendo en tu forma de comunicar.

Para mejorar tus dotes de comunicadora es esencial que analices tus habilidades, y en qu茅 fallos te encuentras m谩s identificada, de forma que puedas elaborar un plan de acci贸n para corregirlo y mejorar as铆 tu comunicaci贸n. Recuerda que tus palabras y tus gestos dicen mucho sobre qui茅n eres.

Si quieres profundizar sobre este tema consulta aqu铆.

Lee el art铆culo completo.

驴Gestionas correctamente tu tiempo?

Domingo, Septiembre 12th, 2010

tiempo

En realidad, una buena Secretaria o Ayudante de Direcci贸n deben ser expertas en gestionar no s贸lo su tiempo, sino el del directivo al que dan soporte. Pero a veces es dif铆cil lograrlo, sobre todo cuando existe una gran cantidad de imprevistos a los que enfrentarse cada d铆a.

Normalmente siempre se despacha a primera hora con el Jefe sobre los asuntos del d铆a. Por muy breve que pueda ser esta reuni贸n, debe ser nuestro punto de partida y tener un objetivo muy claro: conocer cu谩les son las tareas de d铆a y establecer las prioridades. Ce帽irse a lo establecido en la medida de lo posible, es casi siempre, garant铆a de 茅xito en la gesti贸n del tiempo, pero no siempre podremos respetar esta planificaci贸n.

Es obvio que todas las actividades de tu d铆a a d铆a no las podr谩s planificar, pero como dice un profesor al que conozco, la mayor铆a de estas actividades no necesitan en realidad, ser planificadas. Es m谩s, la cuesti贸n no es planificarlo todo para no desviarse ni un 谩pice de esta planificaci贸n , sino saber elegir entre la importancia y el inter茅s de una actividad frente a otra en un determinado momento.

Algunos consejos:

- Maneja correctamente los conceptos de urgencia e importancia. No todo lo urgente debe acometerse en primer lugar. Existes m茅todos eficaces de asignaci贸n de valores a las tareas, que nos ayudan a establecer las verdaderas prioridades y hay que aprender a utilizarlos de forma correcta.

- Evita las interrupciones en tu trabajo, y si no pudieras, intenta al menos que ocupen el menor tiempo posible. T煤 ejerces muchas veces de filtro de tu jefe, que evita as铆 ser interrumpido constantemente, pero 驴y t煤? Pues debes actuar tambi茅n como tu propio filtro. Y eso significa en muchas ocasiones decir no, pero un no asertivo: seguro que quien te solicita cree que la cuesti贸n es importante, as铆 que muestra inter茅s, s茅 amable, pero tambi茅n contesta con sinceridad si en ese momento no puedes atenderle y posp贸n la conversaci贸n amable pero firmemente para un momento en que te vaya mejor.

- Un truco para acortar conversaciones: conversa de pie, si te sientas o permaneces sentado la sensaci贸n de confort es mayor tanto para tu interlocutor como para ti, y algo que durar铆a 5 minutos puede eternizarse.

- C茅ntrate en lo esencial: llevar los deberes bien hechos, centrarnos en el tema importante y no perdernos and谩ndonos por las ramas, nos ayudar谩 a ahorrar nuestro tiempo y el de los dem谩s. S茅 concreta en tus exposiciones.

- Si tienes varias cosas que comentar con tu jefe conc茅ntralas en una sola conversaci贸n. Pon en orden tus ideas antes de exponerlas y recoge con celeridad la informaci贸n que necesitas. Te evitar谩s y le evitar谩s entradas y salidas a su despacho innecesarias y que ayudan a perder tiempo.

- Reparte tus tareas en el tiempo y agr煤palas: por ejemplo, si debes hacer varias llamadas a lo largo del d铆a, planif铆calas en el mismo periodo y hazlas todas juntas.

Y recuerda, lo 贸ptimo suele ser enemigo de lo bueno, o lo que es lo mismo entre hacerlo de cualquier modo o hacerlo perfecto, est谩 el t茅rmino medio que nos hace eficaces.

LA FORMACI脫N DE LAS SECRETARIAS: 驴ASUNTO PENDIENTE?

Mi茅rcoles, Septiembre 1st, 2010

El mejor activo de una empresa es su personal.

Porque detr谩s de cualquier proceso productivo, detr谩s de聽 istock_000004890130large1cualquier servicio, est谩n las personas. En una era donde las m谩quinas lo dominan todo, hemos de concienciarnos de que las personas son importantes. Mucho m谩s cuando son personas que tratan con personas. La atenci贸n al cliente, el agasajo de nuestros invitados, la recepci贸n de visitas de los directivos de una empresa, la colaboraci贸n entre departamentos y la comunicaci贸n entre los distintos estamentos de una empresa, son algunas de las tareas donde una secretaria es imprescindible (por citar s贸lo algunas).

Un directivo no es nada o casi nada, sin su secretaria.

Directivo-secretaria es un t谩ndem perfecto, o deber铆a serlo. La empresa espa帽ola deber铆a tomar nota de que esta premisa no se hace realidad porque s铆. Precisa de un trabajo adicional detr谩s, un esfuerzo personal de adecuaci贸n y entendimiento, que haga posible que una secretaria pueda cumplir con todas aquellas tareas que le permiten ser el brazo derecho de su jefe. Y la clave, como para todos los estamentos profesionales, es la formaci贸n de un colectivo al que se le exige mucho dentro de cualquier empresa. Pero mientras pocas empresas se cuestionan la formaci贸n para sus directivos, si hay empresas que todav铆a se cuestionan la formaci贸n para sus secretarias.

Casi la totalidad de los directivos se muestran de acuerdo en que sus secretarias reciban formaci贸n complementaria en nuevas materias, a fin de mejorar sus habilidades profesionales y personales. No hemos de olvidar que una secretaria no s贸lo se dedica a tareas puramente administrativas (archivo, coordinaci贸n de agendas, redacci贸n de documentos, etc.) sino que debe desarrollar sus habilidades interpersonales por cuanto es el nexo de uni贸n entre su jefe y el resto de empleados de la empresa, clientes, visitas, otros directivos, etc. La formaci贸n espec铆fica en estas nuevas 谩reas les permite aportar nuevo valor a帽adido, no s贸lo a su directivo, sino tambi茅n a su empresa.

La primera en cuestionar si recibe o no suficiente formaci贸n e informaci贸n para poder realizar su trabajo en condiciones 贸ptimas deber铆a ser la propia secretaria. 鈥淓l 茅xito laboral de una secretaria 鈥揷omo dice Elisa del Pino, Presidenta del Consejo profesional del Secretariado y durante muchos a帽os presidenta de FENAS (Federaci贸n Espa帽ola Nacional de Asociaciones de Secretariado)- estar谩 siempre condicionado a las aptitudes y actitudes con que se acometa en el desempleo profesional鈥. Y si a una secretaria actual se le exige, entre otras muchas cosas, proactividad e iniciativa para acometer las variadas tareas que se le encomiendan, debe concienciarse tambi茅n de aplicar esa iniciativa al desarrollo de su propia carrera profesional.

Pero no todo radica en la Secretaria: el objetivo de las empresas es contar con capital humano motivado y para conseguir este objetivo la empresa debe interesarse por este colectivo y asumir un compromiso de facilitarle el acceso a las herramientas y t茅cnicas necesarias para el desempe帽o 贸ptimo de sus funciones. Y la clave est谩 en la formaci贸n.

Nuestra propia experiencia en el departamento de formaci贸n nos ha ratificado en innumerables ocasiones este principio: muchas empresas nos plantean su idea de dar cobertura a la formaci贸n para este colectivo, pero la realidad es que no saben por d贸nde empezar: no tienen claro en qu茅 necesitan reciclarse sus secretarias, no reciben ninguna petici贸n global que les indique un camino a seguir y se sienten desorientadas. El resultado: una acci贸n formativa que se pospone indefinidamente. Por el contrario, en aquellas empresas donde las secretarias trasladan a la empresa su inquietud por formarse, el departamento de recursos humanos dispone de un punto de partida y un apoyo para conocer las necesidades de este colectivo, consigui茅ndose desarrollar una formaci贸n espec铆fica y acertada, con una aplicaci贸n directa en el d铆a a d铆a laboral y un alto grado de satisfacci贸n por el alumnado.

Desde aqu铆 os animamos a plantear vuestras necesidades de formaci贸n en vuestra empresa, porque cada vez m谩s son conscientes de que invertir en la formaci贸n de sus empleados es invertir en un futuro mejor y m谩s productivo.


驴Qu茅 es la Gesti贸n por competencias?

Lunes, Agosto 9th, 2010

La Gesti贸n por Competencias es un sistema o modelo de gesti贸n de los recursos humanos de la empresa, que se basa en la detecci贸n, potenciaci贸n y desarrollo de las competencia de los equipos de trabajo y de las personas que los forman, para dar un valor a帽adido a la empresa, puesto que cuanto mayor sea la conexi贸n e integraci贸n de las personas en su equipo de trabajo, mayor ser谩 la competitividad de la empresa en el mercado y el punto de diferenciaci贸n con el聽 resto de empresas. Por tanto, es un modelo que intenta aprovechar al m谩ximo las cualidades de su equipo humano.

Las competencias son las caracter铆sticas o rasgos subyacentes de la persona y est谩n relacionadas con un modo correcto, e incluso excelente, de hacer las cosas en su puesto de trabajo. Es decir, son aquellas caracter铆sticas que una persona debe poseer para ocupar un puesto determinado. Para ello se observan y estudian los comportamientos de las personas que son eficaces en su puesto de trabajo, de forma que estos comportamientos sirven para definir este puesto.

Con este sistema, a la hora de seleccionar a los recursos humanos nos estamos centrando en conductas objetivas, f谩cilmente 鈥渕edibles鈥, en lugar de hacerlo con pruebas de evaluaci贸n que no suelen tener relaci贸n con las tareas a desempe帽ar (pensemos si no, en los famosos psicot茅cnicos).

Porque no s贸lo buscamos la persona adecuada para un puesto, sino que tambi茅n tenemos que buscar la competencia adecuada para la consecuci贸n de los objetivos de ese puesto. Las competencias han de ser precisas y estar clarificadas y definidas, por lo que la empresa debe poder dar la informaci贸n al respecto. Al definirse las competencias ligadas a un puesto es muy importante adem谩s que se est茅 utilizando terminolog铆a de uso corriente en la organizaci贸n, para evitar confusiones en este sentido.

Cada empresa seguir谩 su propio proceso de implementaci贸n, atendiendo a su cultura, sus objetivos, etc. La gesti贸n por competencias puede encadenar entre s铆 todos los procesos de gesti贸n que se implementan desde el 谩rea de Recursos Humanos, desde la selecci贸n de personal para cubrir un puesto, hasta el desarrollo de un plan de carrera para un empleado.

驴Qu茅 competencias cre茅is que son las que se piden a una Secretaria?

competencias

La importancia de escribir correctamente

Viernes, Agosto 6th, 2010

ortografia

Cada vez tenemos m谩s acceso a la informaci贸n, eso es indudable, pero hablando con una de nuestras tutoras de formaci贸n online, me sorprendi贸 conocer que muchas de las alumnas desconoc铆an las reglas b谩sicas de la ortograf铆a m谩s elemental. Si, pareciera que despu茅s de que nuestros profesores se esforzaran para ense帽arnos cuando 铆bamos al colegio, al llegar a la edad adulta y tener que poner en pr谩ctica lo aprendido en nuestro d铆a a d铆a, de pronto, lo hubi茅ramos olvidado. Pero, 驴lo hemos olvidado o es que con Internet, las nuevas tecnolog铆as, la comunicaci贸n r谩pida y digital y otros adelantos, consideramos que ya no es tan importante escribir correctamente?

Yo creo que si, y en nuestro trabajo, mucho m谩s! La imagen que damos en nuestros emails, nuestros informes y nuestros escritos, es sumamente importante, y habla de nosotros a nivel profesional adem谩s de personal. No s贸lo eso, habla de nuestro entorno: nuestro jefe, nuestra empresa鈥 Y ya sabemos la importancia de la imagen y la de un primer encuentro. Una carta, un correo electr贸nico, hasta un SMS, habla tanto de nosotros como nuestro vestuario o nuestra educaci贸n. As铆 pues, cuidemos nuestra expresi贸n escrita y nuestro lenguaje.

Como una de las dudas m谩s frecuentes y que llevan a m谩s errores es el uso de las min煤sculas, os paso unos casos donde seguro que m谩s de uno hemos titubeado alguna vez. Espero que os sea 煤til!

Utilizar la min煤scula es obligatorio en estos casos:

1. Nombres de los d铆as, meses y estaciones: lunes, mi茅rcoles, enero, junio, primavera, oto帽o鈥

2. Nombres de las notas musicales: do, re, mi, fa, sol, la, si.

3. Nombres de los vientos (en poes铆a o relatos mitol贸gicos, sin embargo, pueden personalizarse y, por tanto, aparecer en may煤sculas): c茅firo, austro, b贸reas.

4. Nombres de las religiones: catolicismo, protestantismo, islamismo, juda铆smo.

5. Algunos nombres propios que, por su uso tan extendido, han acabado convirti茅ndose en nombres comunes (sin que el hablante tenga muchas veces conciencia de su origen como nombre propio, que puede ser el del inventor, el lugar de elaboraci贸n de un producto, la marca comercial, etc.): tal es el caso de muchos objetos, aparatos e incluso alimentos de uso cotidiano (rebeca, braille, rioja, damasco, cabrales, martini, jeep, etc.). Este trasvase de nombre propio a com煤n se produce tambi茅n con ciertos nombres propios que pasan a designar el conjunto de caracteres o rasgos de personalidad que defin铆an al personaje original: Mi jefe va de donju谩n por la vida. La portera de mi piso parece una celestina…


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