Por SUSANA FERNANDEZ, Directora de Formación de Secretariaplus.com y Directivosplus.com.
CV.: Susana es experta en gestión y desarrollo de comunidades profesionales, formación y programas formativos especializados para distintos perfiles. Es Licenciada en Derecho, y ha desarrollado la mayor parte de su carrera profesional en el área online. Actualmente y desde hace 4 años dirige la división de Formación de Profesionalia, gestionando los servicios formativos de sus dos comunidades virtuales: DirectivosPlus y SecretariaPlus.
Splus.: ¿Es indispensable la especialización de la secretaria en nuevas tecnologias, gestión de redes sociales, manejo de Internet, etc.?
El Perfil de una Secretaria es un perfil profesional en constante evolución. De la misma manera en que las organizaciones evolucionan, se adaptan, mejorar y cambian, también lo han de hacer sus directivos y por ende, sus secretarias. Una secretaria que no se recicla constantemente, que no se suma a las nuevas tendencias empresariales, es una secretaria obsoleta en su manera de trabajar y de enfocar las tareas concretas de su puesto. Las nuevas tecnologías no son una excepción. La irrupción de las redes sociales por ejemplo dan a la Secretaria una nueva oportunidad de aportar valor añadido a su directivo, por ejemplo, ayudándole a gestionar su personal branding, su marca personal, o a su departamento, ayudando en la integración de los beneficios que aportan la correcta gestión de las redes sociales al negocio de la empresa.
Splus.: ¿Cómo se ve hoy en día una Secretaria de Dirección? ¿Se siente valorada por su empresa?
SF.: Precisamente, hace no mucho hicimos esta pregunta a las secretarias de nuestra comunidad, y fue muy interesante ver como la mayoría de las que nos respondieron sí que se sentían valoradas. Quizás no a lo largo de toda su carrera profesional ni con todos los directivos con los que se habían topado, pero si en la mayor parte de los casos habían encontrado su sitio en una empresa que las valoraba y las tenía en cuenta como profesionales. En los estudios que periódicamente realizamos desde SecretariaPlus sobre la profesión hemos constatado que aproximadamente un 70% de las secretarias que los respondieron se sentían valoradas por su Jefe. En todo caso, hay un camino todavía por recorrer en muchos casos.
Splus.: ¿Cuáles son las principales áreas de responsabilidad de las Secretarias?
SF.: Cada empresa define las áreas de responsabilidad que han de tener sus secretarias. Depende mucho de la empresa y del directivo, pues hay quien permite una mayor amplitud de campos en los que desplegar responsabilidades y los hay que no. En todo caso, las funciones que asumen son muy similares y pasan por el filtrado de llamadas y de correo electrónico, la organización de reuniones y recepción de visitas, gestionar la agenda de su directivo, posibilitar y facilitar la comunicación interna entre los distintos departamentos de la empresa, elaborar informes, organizar viajes, gestionar el archivo, buscar información y redactar la mayoría de la comunicación escrita del departamento. Una variedad de tareas que definen a la Secretaria como una auténtica colaboradora multitarea. A veces las empresas y los directivos no son conscientes de su importancia, o sé lo son, pero no la valoran adecuadamente, que es una reivindicación del colectivo.
Splus.: ¿Están las secretarias como colectivo preparadas para asumir nuevas tareas fuera de las tradicionales?
SF.: Absolutamente. Son profesionales que dan mucha importancia a su formación y al constante reciclaje, lo que las convierte en activos muy preparados. Por su posición dentro de la empresa, tocan además temas de vital importancia y de constante actualidad dado el apoyo que han de dar a los directivos de la compañía, y ellas son las primeras demandantes de más oportunidades de actuación dentro del negocio, pidiendo más delegación por parte del directivo, asumir más responsabilidad…
