El diario La Vanguardia ha publicado este fin de semana en el apartado de Empleo, un artículo de Nuria Peláez que describe el perfil actual de las secretarias. La autora recoge también unas palabras de nuestra Directora General, Yolanda Álvarez, aportando su cononcimento y experiencia en este sector cada vez más cualificado.Lee el artículo completo en este enlace: http://bit.ly/uoM5sz
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Las secretarias se reinventan
Martes, Noviembre 15th, 2011Mantén el orden en la oficina de una manera sencilla
Viernes, Septiembre 30th, 2011
Hoy el material de oficina ha evolucionado para que se mantenga el orden en la oficina de manera cómoda, rápida y sencilla. Archivadores, cajas, carpetas o máquinas de etiquetar son algunos de los productos que se nos ofrecen
Lo importante de una buena secretaria no es sólo no dejar escapar ninguna llamada, estar siempre atenta a su jefe o tener mano izquierda con nuestros compañeros. Mantener el orden en la oficina es algo importante, para que la imagen, tanto externa como interna, de nuestro trabajo, sea cómoda, agradable y reconocida por los demás.
Hace años, los grandes archivadores y librerías eran los que cobijaban toda la documentación. Incluso algunas veces, cuando el material se acumulaba, se debían apilar cajas. Esto en la actualidad ha cambiado y existen productos que racionalizan y economizan nuestros recursos.
Desde carpetas, archivadores o cajas más tradicionales, hasta etiquetadoras o scanners de tarjetas como los que ofrece la marca DYMO, son los que podemos encontrar en los catálogos del material de oficina.
Ya no hace falta tener un gran tarjetero y buscar ese contacto de uno en uno. La PnP de DYMO ofrece una solución sencilla para archivar tus contactos o hacer etiquetas de forma rápida y sencilla para los sobres.
Hay soluciones para todo: escanear tarjetas, etiquetar esas grandes cajas de documentos para tener toda la documentación localizada de forma rápida y sencilla…
Además, el tamaño de la empresa no es un problema. Las máquinas de etiquetado se adaptan al tamaño y usabilidad que necesites darle… ¡hay para todos los gustos!
Y un pequeño truco: también las puedes usar en el hogar, para etiquetar botes de cocina, cajas de disfraces, de ropa, de zapatos… Y las hay, incluso, para los niños, para que aprendan desde pequeños a ser ordenados.
La vuelta al trabajo: cómo superar las primeras semanas
Miércoles, Septiembre 14th, 2011Todos hemos experimentado la sensación de volver a la rutina después de unas merecidas y placenteras vacaciones. Esta vuelta suele ir acompañada de apatía, desánimo, cansancio o incluso insomnio. Es algo que le sucede a gran parte de los trabajadores de este país. Es el conocido síndrome o depresión post-vacacional.
Estos síntomas son debidos básicamente a los nuevos horarios de las rutinas y al cambio en las horas de sueño.
Para ayudarte en los primeros días de trabajo, te ofrecemos algunos consejos para superar este periodo:
- Tómatelo con filosofía. Mantén una actitud positiva y verás la vida de otra manera. Acepta y disfruta el presente en lugar de recordar con nostalgia lo que hiciste durante las vacaciones.
- No te presiones des del primer día para rendir al máximo. Adáptate progresivamente a tus tareas diarias, tómate tu tiempo. Por ejemplo, puedes empezar, haciendo una lista de tareas pendientes.
- No te obsesiones con tu vuelta al trabajo. Tu día a día seguro que está ocupado por muchas otras actividades, así que, en cuanto salgas de la oficina, cambia el chip y desconecta hasta la mañana siguiente.
- Intenta cambiar o mejorar algún aspecto de tu trabajo que no te guste. Esto de dará nuevas ilusiones y objetivos a alcanzar.
Seguramente te encontrarás con alguien que no cree en la existencia de este síntoma, pero desde Secretariaplus queremos darte algunos consejos por si te encuentras en esta situación o en una similar.
Tómate tu vuelta con filosofía y mantén una actitud positiva ante el trabajo. Sonríe, no hay mejor medicina.
Información extraída de la web: http://nuevavidasaludable.wordpress.com/
Ya tienes a tu disposición el nuevo número de la revista de la Secretaria de Dirección
Lunes, Junio 27th, 2011
Donde encontrarás los mejores artículos y entrevistas de interés en el sector del secretariado.
Número junio 2011
En la sección Actualidad:
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Secretarias virtuales: una nueva forma de trabajar donde la secretaria es el jefe, la empleada y el comercial de un servicio en alza…Emprendedoras en tiempos de desocupación: te presentamos dos historias que prescriben cómo salir de un contexto de paro e incertidumbre.
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Cotilleos en la oficina: Los chismorreos y cotilleos forman parte de la comunicación en la oficina, pero distintos estudios y encuestas ponen de relieve que encontrarse con un cotilla es algo que cada vez molesta más ¿qué opinas tú?
En la sección Trabajo:
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Los hooligans de la red: ¿cuidas las formas al escribir tus correos electrónicos de la misma manera que cuando hablas cara a cara con tu interlocutor?
En la sección Desarrollo Personal:
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Coaching grupal: ¿puede el coaching ser una herramienta válida para mejorar la atención a clientes, para alcanzar metas en marketing y publicidad, para motivar al equipo de ventas…en definitiva, para alinear y coordinar esfuerzos en base a una visión y objetivos compartidos?
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La resiliencia en situaciones límites:¿Cuál es la fuerza interior que impulsa a algunas personas a superar grandes obstáculos en su trabajo o en la vida personal?
La revista cuenta con otras muchas secciones de tu interés: la entrevista, las consultas al experto, agenda y novedades, y el espacio de opinión “Entre nosotras”.
Clica aquí para ver el número de junio: Ver revista
Conoce de primera mano cual es el perfil de una Secretaria de Dirección
Sábado, Abril 23rd, 2011Para culminar esta serie de entrevistas que hemos publicado en el blog de Secretariaplus durante esta semana con motivo del Día de la Secretaria, hemos querido ofrecerles la opinión de dos Secretarias de Dirección de importantes empresas nacionales e internacionales: Virginia Sanz, Secretaria de Presidencia en BT Global Services y Miriam Gómez, Secretaria de Dirección en SESA START ESPAÑA.
VIRGINIA SANZ
Formada en Secretariado Internacional de Dirección. Desde 1992 ha trabajado como Secretaria de Dirección en diferentes entidades, actualmente es Secretaria de Presidencia en BT Global Services.
Splus.: ¿Cuáles son las principales funciones que debe realizar la secretaria de una gran empresa?
V.S.: La principal función de una Secretaria de Dirección es gestionar el tiempo del directivo, organizar su agenda con todo lo que ello significa: viajes, reuniones, llamadas, mails, consejos, etc. Es una forma de ayudar al Directivo a potenciar su capacidad y rendimiento en su trabaja diario.
Además, somos las personas que transmitimos la imagen de la empresa al recibir las llamadas de clientes, proveedores, visitas e, incluso, a la hora de tratar con las secretarias de los clientes o tus compañeras. Una relación cordial es fundamental.
Una parte secundaria, pero no menos fundamental, es todo el tema administrativo, la correspondencia, el archivo de documentos, etc.
Splus.: ¿Qué competencias se requieren?
V.S.: Hay una serie de habilidades que para mí son imprescindibles en toda buena secretaria:
Discreción: por las manos de una secretaria de dirección circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional.
Organización: Debe ser una persona muy metódica en cada cita en la agenda, en cada organización de un evento, en cada papel que pasa por sus manos.
Resolutiva: Una persona que sepa solucionar los problemas dando una solución y, si no está en su mano, buscar a alguien que pueda ayudar.
Don de gentes: Un persona capaz de ser amable, educada y que tenga muy buena relación con el equipo con el que trabaja. Crear un buen ambiente con las secretarias del equipo del directivo es fundamental.
Es importante también destacar, la formación específica en Secretariado, los idiomas y la parte informática.
Splus.: ¿Cómo logra conciliar vida personal y laboral?
V.S.: En BT es muy fácil la conciliación, tenemos el honor de ser el primer operador TIC en recibir el distintivo “Igualdad en la Empresa” concedido por el Ministerio de Sanidad, Política Social e Igualdad y que acredita a aquellas empresas que destacan de forma relevante y especialmente significativa por la aplicación de políticas de igualdad de trato y de oportunidades con sus trabajadoras y trabajadores.
Entre las medidas que cuenta BT para pertenecer a este programa destacan: baja maternal 15 antes de la fecha prevista del parto (no se descuentan ni de las vacaciones, ni de la baja maternal). Jornada laboral de 08:00 a 15:00 durante el primer año de vida del bebe. Flexibilidad horaria (entrada de 08:00-09:00) salida 17:00 y 18:00. Se amplía el permiso de paternidad de 2 días naturales a 3 días laborales. Ayudas para el pago de guarderías. Excedencia no remunerada durante un mes, cada tres años para atender asuntos de carácter personal. Además la nuevas tecnologías hacen la vida más fácil a los empleados, dando la opción de poder trabajar desde casa.
MIRIAM GÓMEZ
Formación en Secretariado Internacional de Dirección. Ha trabajado como secretaria de Dirección en diferentes entidades desde 1.994 y actualmente ejerce de Secretaria de Dirección en SESA START ESPAÑA.
Splus.: ¿Cuáles son las principales funciones de la secretaria de una gran empresa?
M.G.: Entre las principales funciones yo destacaría las siguientes: Atención y filtro de llamadas. Gestión del archivo y la documentación. Gestión de la agenda del Director. Coordinación y organización de viajes. Coordinación de reuniones, así como preparación y distribución del material necesario para las mismas. Apoyo en la preparación de presentaciones e informes. Elaboración y distribución de mailings. Redacción y preparación de informes y actas del Comité Ejecutivo. Tareas de apoyo al Directivo en asuntos profesionales y ocasionalmente personales. Elaboración de notas de gasto.
Splus.: ¿Qué competencias son requeridas?
M.G.: En mi opinión, son requeridas las siguientes: Gran capacidad de organización y priorización. Persona autónoma, que tenga cuidado por el detalle, con capacidad de planificación y coordinación, flexible, discreta, muy habituada a trabajar con información confidencial y que esté acostumbrada a trabajar en ámbitos internacionales. Proactividad; capacidad de resolución de problemas; capacidad de comunicación; de trabajo; orientación a la tarea; capacidad de relación a distintos niveles.
Splus.: En su caso, ¿cómo logra conciliar vida personal y laboral?
M.G.: Afortunadamente, mi empresa tiene muy presente la conciliación de la vida personal con la laboral; de hecho tenemos el “Plan Concilia” donde disfrutamos de distintas medidas tales como flexibilidad de horario, entre otras.
