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El tema de hoy es muy interesante, sobre todo para aquellas que desean dar un giro a su carrera, que están en el paro o para las que simplemente tengan curiosidad sobre este tema. Actualmente existen otras maneras de ejercer la profesión de secretaria y que están ligadas a la irrupción de las nuevas tecnologías y/o a necesidades actuales de las empresas. En este caso les proponemos dos alternativas: el secretariado virtual y el Direct Team.

DIRECT TEAM

Es una nueva manera de trabajar como secretaria, que cada día y en mayor medida está acaparando la atención de las empresas. En España ofrece este servicio de forma exclusiva la empresa de trabajo temporal Secretary Plus. Sobre esto nos explica con mayor detalle Beatrice Vogel, marketing assistant de Secretary Plus España.

Splus.: ¿En qué consiste el Direct Team?

B.V.: Aparte de nuestras líneas de negocio de trabajo temporal especializado y selección directa, Secretary Plus ofrece también el servicio Direct Team. Este servicio cuenta con Assistants de alta cualificación con contrato fijo en Secretary Plus, que ponemos a disposición de nuestros clientes para proyectos concretos de media o larga duración.

Os propongo dos ejemplos de dos de nuestras secretarias, Susana y Mónica, que forman parte del Direct Team y que tienen un contrato fijo en Secretary Plus:

A Susana le apetecía tener un trabajo con un contrato fijo y quería diversidad en cuanto a las tareas. Por eso se ha unido al Direct Team. “Para mi ha sido una gran oportunidad tener un trabajo estable y al mismo tiempo trabajar en diferentes proyectos muy interesantes. Me he unido al Direct Team hace 8 meses y ahora estoy empezando un nuevo proyecto”, comenta Susana.

Mónica ya trabaja desde hace 2 años para el Direct Team de Secretary Plus y quería un trabajo en el que se valoraran sus excelentes conocimientos en inglés y francés y en el que pudiera desarrollarse profesionalmente. Ella lo explica de esta forma: “El Direct Team me da muchas ventajas: Siendo trilingüe me da la oportunidad de conocer diferentes culturas y ampliar constantemente mis conocimientos y aptitudes. Me gusta la combinación entre tener un trabajo fijo y conocer varios ambientes laborales de diferentes empresas.

Acerca de Secretary Plus

Es una empresa de trabajo temporal, perteneciente al Grupo Internacional USG People, especializada en Secretarias y Assistants de Dirección que desde principios del año 2008 opera en España disponiendo de oficinas en Madrid y Barcelona.

Más sobre Beatrice Vogel:

Actualmente se desempeña como Marketing Assistant en Secretary Plus, empresa líder en reclutamiento, trabajo temporal y Direct Team de Assistants y Secretarias de alta cualificación.

SECRETARIA VIRTUAL

Por otro lado, existen las secretarias virtuales, aunque no están tan difundidas en España, se trata de una modalidad bastante explotada en el extranjero. Para comentarnos sobre esta actividad contamos con la opinión de dos profesionales que han decidido incursionar como empresarias: Anabel Córcoles y Vanessa Santano.

Anabel Córcoles:

C.V.: Formada en estudios especializados de Secretariado Ejecutivo y Europeo. Con larga experiencia laboral en Secretarias de Alta Dirección y Presidencia, es actualmente propietaria de Misecrevirtual.

www.misecrevirtual.com

Splus.: ¿Cómo nació la idea de crear la empresa “Tu secretaria Virtual”?

A.C.: Tras más de 20 años como Asistente de Dirección por cuenta ajena, decidí que era el momento de luchar para que mi sueño se hiciera realidad. Dejé la empresa para la cual trabajaba y en 2004 comencé mi andadura como profesional autónoma ofreciendo servicios de secretariado virtual.

La recesión económica ha desencadenado el cierre de muchas empresas, con el consiguiente aumento del desempleo. Éste último factor se muestra en sí mismo como una oportunidad para la búsqueda de nuevas alternativas personales y laborales. Si bien es cierto que cada vez es más difícil encontrar trabajo por cuenta ajena, por la crisis financiera de las empresas, reconvertirse en profesional independiente y trabajar por cuenta propia es otra oportunidad que hay que saber aprovechar. Las empresas no pueden ni quieren aumentar sus costes fijos laborales, pero sí están abiertos a recurrir al outsourcing como alternativa de negocio para satisfacer sus necesidades estructurales en momentos punta de trabajo o coyunturales como una nueva filosofía de trabajo.

Splus.: ¿En qué consiste el trabajo de una secretaria Virtual?

A.C.: Algo tan difícil como es la captación de clientes se convierte en sí mismo como una recompensa. En las pymes suele haber secretarias y un equipo de comerciales. Sin embargo, las secretarias virtuales deben aprender, entre otras cosas, a formarse en técnicas de marketing y de ventas, ya que serán ellas mismas las que deberán ejercer de jefe, empleada y comercial al mismo tiempo, porque ni los clientes vendrán a buscarlas ni habrá comerciales que les traigan el trabajo a casa.

Las secretarias virtuales trabajan en sus propios domicilios. Por lo tanto, si su actividad la realizan en su casa, su despacho debe estar equipado con los recursos técnicos y tecnológicos necesarios para ejercer eficazmente la actividad.

El mayor impedimento está en la parálisis que le supone a la propia persona el hecho de emprender en solitario y hacer frente a las obligaciones fiscales inherentes a la profesión. Los peligros se minimizan desde el mismo momento en que se emprende con conocimiento de causa y se consigue actuar con un cambio total de mentalidad porque, si a la secretaria presencial le dan el trabajo a desarrollar, la secretaria virtual es su propio jefe y debe empezar a pensar como tal, buscando nuevas oportunidades de negocio conforme a las tendencias empresariales del mercado.

Puesto que siempre pueden surgir problemas legales, mi consejo es que las altas en Hacienda y en la Tesorería de la Seguridad Social se hagan a través de un gestor. Su minuta no se convierte en un coste sino en una inversión, porque su asesoramiento nos ayudará a evitar sanciones posteriores por la falta de un papel o trámite jurídico-administrativo.

Splus.: ¿Qué diferencias, además de la ‘virtualidad’, existen entre una secretaria virtual y una presencial?

A.C.: La secretaria presencial desarrolla su desempeño profesional bajo unas directrices marcadas por la cultura de empresa, sus objetivos y forma de trabajo. Sus tareas exceden, con mucho, sus competencias profesionales y eso es lo que, en muchas ocasiones, hace que se recurra al apoyo puntual de una secretaria virtual.

Por otra parte, y aunque la secretaria virtual dispone de conocimientos y habilidades profesionales en su faceta tecnológica, difícilmente puede competir con una secretaria presencial si en la cultura o costumbre de empresa se requiere la asistencia personal.

Siempre se ha dicho que la secretaria es la primera imagen que el visitante tiene de la empresa. La secretaria virtual puede desarrollar esta labor al otro lado del teléfono o en los buzones de correo corporativos. Sin embargo, en muchos casos es necesario que sea una secretaria presencial quien reciba a clientes y proveedores, aspecto éste imposible para una secretaria virtual.

Vanessa Santano

C.V.: Vanessa es actualmente propietaria y emprendedora de Su Secretaria Virtual. Es titulada como Técnico Especialista Admisnitrativa. Muy presente en redes sociales, con una larga experiencia en Community Management y en la gestión de blogs.

http://susecretaria-virtual.com

SPlus.: ¿Cómo nació la idea de crear la empresa “Su secretaria Virtual”?

V. S.: Su Secretaria Virtual surgió después de un año y medio de investigación por Internet, a través de redes sociales, otras VA (Virtual Assintance), webs… Quería emprender en algo relacionado con lo mío (secretaria administrativa) y, tras descubrir este apasionante mundo del secretariado virtual, supe que era a lo que me quería dedicar plenamente.

SPlus.: ¿En qué consiste el trabajo de una secretaria Virtual?

V. S.: Una secretaria virtual es una asistente que presta los servicios a través de las nuevas tecnologías (Internet, e-mails, Skype…) para emprendedores, pymes y profesionales que no puedan tener su secretaria personal ya que les supone un gasto importante y también tener una oficina física. Al ofrecer los servicios de manera virtual y por horas, es más rentable para el cliente. Además, en mi caso concreto, también llevo el tema de las redes sociales, blogs y traducciones del/al portugués, que mucha gente me está contratando.

SPlus.: ¿Cómo es tu día a día en tu empresa?

V. S.: Cada día es un poco diferente en función de las labores de mis clientes, pero normalmente, debo mirar correos, responder a algunos, comprobar pagos, hacer alguna llamada y el resto es promociones por Internet de mis clientes.

Para instalar una empresa de secretaria virtual se debe contar con todo el equipamiento tecnológico.