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En realidad, una buena Secretaria o Ayudante de Dirección deben ser expertas en gestionar no sólo su tiempo, sino el del directivo al que dan soporte. Pero a veces es difícil lograrlo, sobre todo cuando existe una gran cantidad de imprevistos a los que enfrentarse cada día.

Normalmente siempre se despacha a primera hora con el Jefe sobre los asuntos del día. Por muy breve que pueda ser esta reunión, debe ser nuestro punto de partida y tener un objetivo muy claro: conocer cuáles son las tareas de día y establecer las prioridades. Ceñirse a lo establecido en la medida de lo posible, es casi siempre, garantía de éxito en la gestión del tiempo, pero no siempre podremos respetar esta planificación.

Es obvio que todas las actividades de tu día a día no las podrás planificar, pero como dice un profesor al que conozco, la mayoría de estas actividades no necesitan en realidad, ser planificadas. Es más, la cuestión no es planificarlo todo para no desviarse ni un ápice de esta planificación , sino saber elegir entre la importancia y el interés de una actividad frente a otra en un determinado momento.

Algunos consejos:

- Maneja correctamente los conceptos de urgencia e importancia. No todo lo urgente debe acometerse en primer lugar. Existes métodos eficaces de asignación de valores a las tareas, que nos ayudan a establecer las verdaderas prioridades y hay que aprender a utilizarlos de forma correcta.

- Evita las interrupciones en tu trabajo, y si no pudieras, intenta al menos que ocupen el menor tiempo posible. Tú ejerces muchas veces de filtro de tu jefe, que evita así ser interrumpido constantemente, pero ¿y tú? Pues debes actuar también como tu propio filtro. Y eso significa en muchas ocasiones decir no, pero un no asertivo: seguro que quien te solicita cree que la cuestión es importante, así que muestra interés, sé amable, pero también contesta con sinceridad si en ese momento no puedes atenderle y pospón la conversación amable pero firmemente para un momento en que te vaya mejor.

- Un truco para acortar conversaciones: conversa de pie, si te sientas o permaneces sentado la sensación de confort es mayor tanto para tu interlocutor como para ti, y algo que duraría 5 minutos puede eternizarse.

- Céntrate en lo esencial: llevar los deberes bien hechos, centrarnos en el tema importante y no perdernos andándonos por las ramas, nos ayudará a ahorrar nuestro tiempo y el de los demás. Sé concreta en tus exposiciones.

- Si tienes varias cosas que comentar con tu jefe concéntralas en una sola conversación. Pon en orden tus ideas antes de exponerlas y recoge con celeridad la información que necesitas. Te evitarás y le evitarás entradas y salidas a su despacho innecesarias y que ayudan a perder tiempo.

- Reparte tus tareas en el tiempo y agrúpalas: por ejemplo, si debes hacer varias llamadas a lo largo del día, planifícalas en el mismo periodo y hazlas todas juntas.

Y recuerda, lo óptimo suele ser enemigo de lo bueno, o lo que es lo mismo entre hacerlo de cualquier modo o hacerlo perfecto, está el término medio que nos hace eficaces.